Politique de confidentialité

Cappsule Sàrl et ses entités affiliées (« Cappsule », « nous », « notre ») s’engagent à protéger votre vie privée. Cette Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons les informations personnelles dans le cadre de nos activités, notamment :

• Services de conseil (conseil IT, amélioration des processus et accompagnement)
• Développement logiciel (solutions sur mesure et projets internes)
• Applications et intégrations Atlassian (y compris nos produits Cloud et Data Center/Server)

En utilisant nos services, en visitant nos sites ou en interagissant avec nos applications, vous acceptez les pratiques décrites dans cette Politique de confidentialité.

1. Informations que nous collectons

Nous collectons et traitons uniquement les données nécessaires pour fournir nos services. Selon votre relation avec nous, cela peut inclure :

• Informations de compte et de contact (nom, e-mail, organisation, informations de facturation)
• Données d’utilisation (logs, activité dans nos applications, rapports d’erreur)
• Identifiants sur des plateformes tierces (ex. identifiants Atlassian utilisés pour les fonctionnalités)
• Informations projet et support (données que vous choisissez de partager lors de demandes de conseil, support ou développement sur mesure)

Nous ne vendons ni ne louons vos informations personnelles.

2. Finalités du traitement

Nous utilisons les informations collectées pour :

• Fournir et améliorer nos services de conseil, de développement et nos applications
• Assurer le support client et répondre aux demandes
• Activer des fonctionnalités produit spécifiques (ex. suivi du temps ou intégrations Atlassian)
• Assurer la conformité aux exigences de licence, facturation et obligations légales
• Améliorer les performances, la sécurité et l’expérience utilisateur

3. Partage des données

Nous ne partageons pas vos informations personnelles avec des tiers, sauf :

• Lorsque la loi l’exige ou pour protéger nos droits légaux
• Avec des prestataires de confiance (hébergement, paiements) soumis à des obligations strictes de confidentialité et de sécurité
• Avec Atlassian ou d’autres plateformes tierces lorsque nécessaire au fonctionnement d’apps ou d’intégrations que vous utilisez

4. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles solides pour protéger vos données, notamment le chiffrement, des contrôles d’accès et des revues de sécurité régulières. Nos hébergeurs sont certifiés ISO 27001 et SOC 2 Type 2.

5. Contrôle utilisateur & droits

Selon le service utilisé, vous pouvez :

• Accéder à vos données, les consulter et les exporter
• Gérer ou supprimer des entrées dans nos applications
• Demander la correction ou la suppression de vos données personnelles

Vous disposez également de droits au titre du RGPD et d’autres lois applicables, notamment le droit à la portabilité des données et le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle.

6. Données utilisateur Google (intégration Gmail)

BillingNow propose une intégration facultative avec votre compte Google. Vous choisissez, permission par permission, ce que BillingNow peut faire, et chaque permission n'est utilisée que comme suit :

• Lire vos emails (gmail.readonly) : avec votre consentement explicite, nous analysons les messages entrants reçus après la connexion de votre boîte pour détecter les reçus et factures fournisseurs. Seules les pièces jointes de reçus sont stockées ; elles deviennent des brouillons de dépenses que vous approuvez ou rejetez. Nous ne lisons jamais votre boîte à d'autres fins.
• Envoyer des emails en votre nom (gmail.send) : les documents que vous envoyez explicitement depuis BillingNow (factures, devis, notes de crédit, rappels de paiement) partent depuis votre propre adresse et apparaissent dans vos messages envoyés. Nous n'envoyons jamais rien sans une action de votre part.
• Ce que nous stockons : vos jetons OAuth (chiffrés en AES-256-GCM), votre adresse email et nom de profil, des identifiants de messages servant à éviter les doublons, et les pièces jointes de reçus que vous avez choisi de faire détecter. Nous ne stockons pas votre boîte mail.
• Ce que nous ne faisons jamais : les données utilisateur Google ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, jamais vendues, ni transférées à des tiers sauf si nécessaire pour fournir les fonctionnalités ci-dessus. Aucun humain ne lit ces données, sauf avec votre consentement explicite, pour des enquêtes de sécurité ou d'abus, ou pour respecter la loi applicable.
• Révocation : déconnecter votre compte email dans BillingNow supprime immédiatement vos jetons de nos systèmes et révoque notre accès auprès de Google. Vous pouvez aussi révoquer l'accès à tout moment depuis les paramètres de sécurité de votre compte Google.

L'utilisation et le transfert par BillingNow des informations reçues des API Google respecteront la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

7. Conservation des données

Nous conservons les données personnelles uniquement le temps nécessaire à la fourniture de nos services ou au respect d'obligations légales. Les durées de conservation spécifiques dépendent du type de données :

• Informations de compte : conservées pendant la durée de votre compte et supprimées dans les 30 jours suivant la clôture du compte, sauf obligation légale de conservation
• Documents financiers et de facturation : conservés pendant 7 ans pour respecter les réglementations fiscales et comptables
• Journaux d'utilisation et analyses : conservés pendant 90 jours pour la surveillance des performances et le dépannage
• Communications du support client : conservées pendant 2 ans pour assurer un service cohérent et résoudre les litiges
• Préférences marketing : conservées jusqu'à votre désinscription ou demande de suppression

Une fois les données devenues inutiles, elles sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées. Vous pouvez demander la suppression anticipée de vos données personnelles en nous contactant.

8. Conformité

Nous respectons les lois applicables en matière de protection des données, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et SOC 2, et assurons un traitement licite, loyal et transparent.

9. Nous contacter

Si vous avez des questions sur cette Politique de confidentialité ou sur la gestion de vos données, veuillez contacter notre équipe confidentialité : security@cappsule.io